Gestão de contratos: como fazer em condomínios

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Uma das maiores preocupações das administradoras de condomínios é a gestão de contratos. Afinal, estamos falando de documentos que asseguram segurança jurídica para a relação entre condomínio, funcionários e empresas terceirizadas. Justamente daí é que vem o problema: lidar com esse grande volume de informações com origens e fins diferentes, que precisam estar organizadas para consulta quando necessário.

Para ajudá-lo nesta tarefa, preparamos aqui um pequeno guia de gestão de contratos. Ao acompanhar os próximos tópicos, você vai aprender a diminuir a burocracia e aumentar o controle sobre os serviços da administradora, além de melhorar a relação da empresa com clientes e fornecedores. Ficou interessado? Então continue lendo!

Redija bons contratos

Uma boa gestão de contratos começa lá atrás, na própria elaboração do documento. Não restam dúvidas, afinal, de que trabalhar com arquivos claros e amplos, que esclareçam tudo o que está sendo combinado entre as partes, oferece a possibilidade de controlar e organizar a papelada desde o princípio. Para tanto, basta garantir que todas as informações sensíveis estão descritas no documento.

Esse cuidado começa com os dados básicos das partes, como nome, CPF ou CNPJ, endereço e formas de contato, passa pelo valor do serviço ou produto negociado e termina com os termos específicos para o cumprimento de parâmetros de qualidade ou datas de entrega. Aliás, esse último item é essencial! Com esses termos, você transforma o contrato em uma verdadeira ferramenta de gestão de fornecedores e clientes.

Por fim, vale lembrar que é crucial contar com uma boa assistência jurídica na redação dos contratos, a fim de garantir a validade legal dos documentos. E, é claro, só oficialize nesse acordo aquilo que você realmente pode cumprir, seja em termos de valores, prazos ou formas de pagamento.

Revise contratos já firmados

Também faz parte de uma boa gestão de contratos a revisão constante dos acordos já assinados. Afinal, sua administradora pode ter parcerias antigas que simplesmente não correspondem mais à realidade do mercado ou dos próprios condomínios. A revisão constante dos contratos ajuda a encontrar pontos que podem ser alterados.

Além disso, essa é uma ótima maneira de a empresa se manter a par de datas e períodos-chave. Como exemplo, podemos citar os termos de renovação automática de serviços usados por algumas terceirizadas a fim de garantir a longevidade de uma parceria.

O problema é que a renovação automática também pode incluir ajuste de valores com índices defasados, onerando o orçamento do condomínio. Saber de antemão quando o valor será mudado dá a oportunidade de cancelar o contrato com a devida antecedência ou ao menos negociar melhores condições enquanto há tempo.

A análise recorrente dos contratos também permite verificar se as bases de qualidade combinadas nos termos de compromisso realmente vêm sendo cumpridas ou se seu fornecedor não está entregando um serviço de excelência. É sua chance de cobrar com argumentos indiscutíveis!

Organize seu arquivo físico

Para encontrar um documento específico na empresa é preciso procurar em casa mesa, gaveta, arquivo e armário? Se sim, você está com sérios problemas! Saiba: garantir o acesso rápido a contratos é a melhor maneira de resolver problemas com agilidade. Por isso, essa etapa demanda atenção especial.

No caso de ainda trabalhar com arquivos físicos, o ideal é que o negócio conte com um local destinado à guarda criteriosa dos acordos assinados. É importante que haja uma divisão clara de pastas ou gavetas levando em conta as características gerais de cada documento. Entre esses parâmetros, podemos elencar:

Natureza

Documentos relativos a acordos trabalhistas devem ficar em um local específico, assim como aqueles firmados com terceiros para cuidar da limpeza ou da segurança de um condomínio.

Vencimento

Alguns serviços têm validade pronta. É o caso da contratação de serviços de reparo de emergência na estrutura do condomínio, em que as datas do fim das obras e do pagamento devem ser descritas. Aqui, é importante fazer uma separação mensal de contas a pagar, sempre privilegiando o acesso daquelas com validade mais curta.

Recorrência

Desde a conta de telefone até a folha de pagamento, são vários os serviços que exigem quitação mensal. Mesmo que você receba boletos desse tipo de cobrança, algumas condições só podem ser conferidas no próprio contrato — como a possibilidade de reajustes mensais.

A organização dos arquivos em si deve ser feita de maneira simples, com o uso de ferramentas de identificação (como etiquetas) para facilitar a visualização dos documentos. Também é importante que o local escolhido ofereça uma boa circulação para as pessoas e não apresente características que possam danificar a papelada, como alta umidade.

Use a tecnologia a seu favor

Não é à toa que papelada é sinônimo de burocracia. Como você pôde perceber no item anterior, a organização de um arquivo físico demanda espaço adequado e trabalho manual minucioso para a correta disposição dos acordos. Para resolver tudo isso de uma só vez, adote a digitalização de documentos!

Essa solução vem se mostrando uma boa maneira de agilizar o trabalho e ainda economizar espaço e recursos. Afinal, contratos em formato virtual podem ser armazenados de forma simplificada, seja em um servidor local ou mesmo em servidores na nuvem. Nesse caso, ainda é possível acessá-los de qualquer lugar via dispositivos conectados à internet — como tablets e smartphones.

Aqui vale fazer uma ressalva: engana-se quem acredita que apenas escanear os documentos vai resolver todos os seus problemas, ok? Para implementar uma gestão de contratos realmente eficiente, você deve usar um software específico. Assim conseguirá controlar com muito mais facilidade e precisão os acordos da administradora e dos condomínios sob sua responsabilidade.

Esse tipo de solução digital organiza de forma automatizada cada contrato, sempre levando em conta aqueles parâmetros que citamos anteriormente, bem como muitos outros. Além disso, essas soluções podem ser programadas para emitir alertas em pontos-chave, como na data de um pagamento ou na proximidade do vencimento dos contratos.

Os softwares de gestão imobiliária ainda podem ser usados para gerar relatórios analíticos de contratos. Isso significa que você pode facilmente descobrir qual vem sendo o gasto (anual ou mensal) da empresa na contratação de terceirizados de segurança, por exemplo, ou descobrir em que período do ano as contas de telefonia aumentam de forma anômala.

Por tudo isso e muito mais, a tecnologia consegue agilizar processos que antes precisavam da intervenção manual de um trabalhador, melhorando o tempo de resposta para demandas e praticamente eliminando o risco de erros humanos. Não parece o cenário ideal para sua administradora?

Fonte: jornalcontabil.com.br

By | 2017-09-26T17:04:28+00:00 setembro 26th, 2017|Notícias|0 Comments

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