Assim como é estabelecido pelo artigo 1.348 do Código Civil, os síndicos de condomínios têm algumas funções e deveres, como: dar imediato conhecimento da existência de ações judiciais ou administrativas aos demais condôminos; cumprir a convenção, regimento interno e determinações do consenso coletivo; elaborar o orçamento da receita e despesa anualmente, dentre outros.

Considerando o síndico como o gestor de um patrimônio compartilhado, seu trabalho está intimamente atrelado à consulta e à aprovação coletiva, tendo portanto a obrigação de convocar assembleia dos condôminos. Para muitos síndicos, a simples menção desta reunião já causa aborrecimento, pois é sinônimo de polêmica, confusão e choque de interesses. Porém, é possível fugir desta regra.

A assembleia é um instrumento democrático para se criar um ambiente favorável ao debate saudável de ideias. É importante que os condôminos se sintam a vontade para apresentar sugestões ou mesmo críticas perante os demais. O síndico por sua vez, deve usar o espaço para apresentar dados que comprovem a lisura de sua gestão, sempre zelando pela transparência.

Periodicidade

A primeira dúvida de muitos síndicos é em relação à periodicidade dessas reuniões. É necessário realizar as assembléias ordinárias uma vez ao ano. Isso não implica dizer que todos os assuntos pertinentes ao condomínio devam esperar para serem discutidos neste único dia. O ideal é que sejam promovidas assembleias extraordinárias sempre que houver necessidade, o que ocorre pelo menos umas três vezes ao ano.

Foco e objetividade

Essas são duas palavras que devem nortear uma assembleia de condomínio; a falta delas constitui o principal motivo de baixa freqüência de condôminos. Conversas paralelas, atrasos, brigas pessoais e ausência de uma pauta concreta que estabeleça uma “ordem do dia” e guie as discussões são alguns dos motivos elencados por aqueles condôminos que fogem das assembleias.

De fato, a falta de foco é um perigo constante quando se decide reunir muitas pessoas com interesses diversos. Porém, cabe ao síndico manter a ordem e segurar as rédeas da situação. Os condôminos devem assimilar que a assembleia não é um momento para colocar o papo em dia com um vizinho ou acertar brigar com outro. A prioridade do momento é tratar de temas de interesse coletivo concernentes ao universo do condomínio.

Dicas

Eis o desafio: como fazer uma assembleia em que os assuntos sejam decididos, que o clima seja agradável e que seja rápida?

> Jamais inicie uma reunião sem distribuir previamente uma pauta! Os condôminos precisam chegar ao local já sabendo quais temas serão abordados. Isso evita a dispersão.

> Se a assembleia for apresentar prestação de contas ou projeto de obras, envie antecipadamente por email aos participantes. Isso poupará tempo na hora da apresentação.

> Nesta pauta, evite colocar o item “assuntos gerais” ou “tema livre”. A possibilidade de gerar discussões infrutíferas é grande, com gente que aproveita o momento para falar tudo o que vem à cabeça.

> Otimize o tempo! Evite conversas que não estão na ordem do dia. Ninguém tem paciência para assembléias muito longas, então eleja apenas três temas para ser tratado por encontro.

Fonte: Jornal do Síndico